Analysis: 

分析诊断时间，了解时间去处和时间浪费

分析(Analysis) 和诊断时间是时间管理的第一步, 是进行时间管理的基础。我们应该首先分析和诊断时间，以便知道自己的时间用在了哪里，查明自己时间的实际去处，记录实际时间的使用情况。这样做的具体目的有两个：一是通过分析诊断，识别工作任务的轻重缓急，区分紧迫重要的事、不紧迫但是重要的事、紧迫不重要的事、不紧迫不重要的事，以便采取相应的时间管理措施；二是要找出和识别浪费自己和别人时间的现象，以便采取措施消除对时间的浪费。

图1：时间浪费的“合理”循环

然而，对于时间实施管理后，用时间价值观和道德观来衡量，浪费他人的时间是一种浪费别人生命的不道德行为，应该予以避免；浪费自己的时间是一种慢性自杀或浪费自己生命的行为，应该予以消除。

图2：时间管理后，对时间浪费的看法

识别轻重缓急，查找浪费。为了识别事情的轻重缓急和查找浪费时间的现象，可以从以下四个方面进行自问：第一，应该识别和排除根本不必做的事，即纯粹浪费时间而不会有任何结果的事。为此，我们应该就记录在案的所有活动自问“我正在做的事情，哪些是无关紧要的？”“如果根本没有这项活动，会出现什么情况？”如果不会发生什么情况，那么就应该停止这类活动。对于既无益于组织又无益于个人的活动，我们应该学会拒绝。第二，要明确“我最有效的利用时间的方法是什么？”“哪些事情可以由别人代劳而不影响工作效果？”我们应养成把不需要自己亲自做的事情委托给别人代劳的习惯，即把完全可以由别人完成的事委托别人去干。第三，要明确“我是怎样浪费别人的时间的？”谨记浪费别人的时间经常发生于：无限制地延长会议。可以通过征求别人意见，诊断自己是否在浪费别人的时间。“我这样做是否浪费了您的时间，影响了您的效能？”敢于这样问的人，就是敢于面对现实，讲究效能的决策者。第四，要明确“我的时间主要浪费在哪里？”“我怎样做才能消除时间浪费，使我的工作更有效？”

Avoid: 

采取措施消除时间浪费，使自我工作更有效

要从日常琐碎的事务性工作中解脱出来，就必须采取措施消除时间的浪费现象。消除(Avoid)时间浪费，就是消除浪费时间的事务性工作，以及在生活和工作中的陋习。时间学的研究表明，很多人不是时间不够，而是时间管理不善。帕累托(Pareto)原理揭示出很多人在时间管理时让不重要的多数问题占用了多数的时间，而重要的少数问题却只占用了少数时间，从而造成了很多的时间浪费。因此，每个人都应尽量减少或消除以下几类不必要的时间浪费：

①零散时间的浪费

②与人打交道的时间浪费

③工作无计划造成的时间浪费

④办事拖拉，贻误时机

⑤环境干扰造成的时间浪费

⑥揽事太多，效率低下造成的浪费

⑦过度疲劳，引发疾痛和时间浪费

⑧在组织中的时间浪费情况：管理不善、人浮于事；组织不善，会议成灾；信息不畅。

Assign: 

制定计划时，合理分配自己的时间

在制定时间计划时，可以运用“每日时间规划法”，也称“阿尔卑斯山时间规划法”。这一方法对于提高时间管理能力至关重要，因为如果你知道什么时候该做什么，也就是说，你有了每日具体的时间规划，那么，你就会以一种全新的姿态来面对周围的事物。

每日时间规划法有五个步骤：

①列出任务(A)；

②估计工作需要的时间(L)；

③预留机动时间给意外事情(60：40规划)(P)；

④决定优先、删减和委派(E)；

⑤事后检查——将未完成的任务转移(N)。

图3：时间规划的60/40法则

由于ALPEN与AlpS山名称接近，所以被称作“阿尔卑斯山时间规划法”。在运用该法则进行时间计划时，应注意掌握时间规划的60/40法则。在一般情况下只规划时间的60%，其余40%用于应急，以便视情况不同有所调整。

时间管理的中心任务事合理分配自己的时间。合理分配时间主要是运用一些常用的时间分配方法。首先是优先排序法，这是一种利用重要性和紧迫性合理配置时间、金钱等资源的方法；其次是重点关注法，也就是通常所说的80:20法则。需注意的是，分配和管理时间的最终目的是增加可支配的个人时间和休闲时间而不是让自己变成时间的奴隶和工作的机器。

Avail oneself of: 

管理实施时，充分利用零散时间

对时间进行管理，去除不必要的时间浪费:找出没有效益浪费时间的活动，尽可能摆脱浪费时间的活动，削减没有成效的时间需求"在实施上述诸项对时间的管理工作时，中心任务是要提高工作时效，根据一些事情和任务只需零碎时间就可以完成的特征，充分利用日常工作和生活中的零散时间，诸如过渡时间、吃饭或等候，以及睡眠时间等。

Arrange: 

控制评估时，要酌情整合时间

对于时间管理控制的原理是时效管理。所谓时效管理，就是为有效地利用时间，制定出合理的规章制度，运用科学方法和手段，力争用较少的时间耗用，创造出较多的价值，从而达到提高时间利用率的目标。该控制原理是管理的时效观，也称时间效率观，即单位时间的目标效果。用公式表示为:

E=V/T 或时间效率=目标效果/时间

式中，E为时间效率，即时间的利用率；V为目标效果，用价值量表示；T为时间，即耗用的时间。为提高时间利用率，在对于时间耗用进行统筹规划、全面安排时，可采用五种控制措施：

①在创造价值的同时，减少时间的耗用；

②在耗用时间的同时，增加创造的价值；

③在增加创造价值的同时，减少时间的耗用；

④在时间耗用略有增加时，创造价值大幅度增加；

⑤在创造价值略有下降时，耗用时间大幅度下降。

时间整合的常用方法是每周用一至两天的整块时间完成重要任务，或将全部的事务性工作压缩在每周的一至两天内完成，其他的工作日全部用来完成重大任务和解决重大问题。然而这种时间的整合方法，往往会把不太重要的或贡献意义不大但仍必须完成的事放在优先位置考虑。结果，一旦出现突发的、新的、紧迫的对时间的需求，就会占用自己计划中的用于完成重要任务所需的整块时间。为使时间有效的整合，保证重要且紧迫的事情按时完成，我们要对重要紧迫的事情规定完成时限，这是使时间管理更为有效的关键，也是监控评估的参照指标。